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英文ビジネスメール文例集

Business Email Samples

【特徴】

「英文ビジネスメール文例集」の英文メールは、アメリカ英語で書かれているのが特徴です。日本人が英作文のお手本にできるように、一流のプロが平易で明快な英文で書いてあるのも、もう一つの特徴です。

【基本書式】

英文・和文を問わず、メールは基本的に「ヘッダー」と「本文」とに分かれています。ヘッダーというのはメールの送信先や送信元、タイトルなどを表示する、手紙で言うと宛名書きの部分にあたります。
本文は手紙の内容部分にあたりますが、和文の手紙で言うところの「拝啓~様」「敬具」にあたる「敬辞」と「結辞」をそれぞれ文頭と文末に付けるのが一般的です。
また、送り先の便宜上、住所や電話番号といった送り主の情報をひとまとめにした「レターヘッド」を末尾にのせるのがビジネスメールでは一般的です。

 

<書式例>

To: ○○<xxxxx@xxxx.co.jp>  ← 宛先
From:○○<xxxxxx@xxxx.com> ← 発信者
(Cc:○○<xxxx@xxxxx.com> ←Carbon copy<“写し”の送付先>)
(Bcc:○○<xxxx@xxxxx.com>←Blind carbon copy<宛先の受取者が見ることの出来ない“写し”の送付先>)
Date:Monday, June 8, 2007 16:04 ←日付・時刻
Subject:○○○          ←件名


Dear Mr. ○○ ←敬辞 <本文>
Best regards, ←結辞
Taro Yamada (Mr.) ←氏名
Ncc Enterprises ←会社名
1234 xxx-machi xxx-shi ←住所
Tokyo, Japan 

【敬辞】

英文メールにおいて、本文の1番はじめに相手の名前を書く場合、名前に付ける敬称を「敬辞」と呼ぶ。  敬辞は相手の性別や身分によって変わる。 

<相手の名前が分かっているとき>

Dear Mr. Yamada―:(男性) 
Dear Mr. Taro Yamada―:(男性)
Dear Ms. Yamada―:(女性) 
Dear Ms. Hanako Yamada―:(女性)
Dr. Yamada:(医師、博士) 
Dear Professor Yamada:(教授) 

※“Dear”を付けるとフォーマルな感じになる。

<相手の名前が分からないとき>

Sir:(男性)
Madam:(女性)
Dear Sir:(男性)
Dear Madam:(女性)
Dear Sir or Madam:(性別がわからないとき)
Ladies and Gentlemen:(性別がわからないとき;例えば、会社)
Ladies:(複数の女性の場合;例えば、女性の団体)

※“Sir”や“Madam”を使うと丁重な感じになる。

<イギリス英語においては敬辞の直後にカンマ“,”が置かれる>

○Dear Sir or Madam,(性別がわからないとき;例えば、会社)
×Ladies and Gentlemen:(性別がわからないとき;例えば、会社)
○Dear Madams,(複数の女性の場合;例えば、女性の団体) 
×Ladies:(複数の女性の場合;例えば、女性の団体)

【結辞】

英文メールの本文最後には、結びの言葉として「結辞」を書く。これは日本語で言うと「敬具」「草々」のようなもので特に意味はないが、英文メールの礼儀的慣習として残っている。 友人間のメールでは、結辞は使われないことが多い。

respectfully yours
Sincerely yours
Best regards
Your friend
Respectfully yours
Faithfully yours
Thanks
Take care
As ever
Very truly yours
Cordially yours
regards
Bye for now
(With) Best wishes
(With) Warm wishes

※米語では、上部がフォーマルな結辞で、下に行くに従ってインフォーマルになる。

<イギリス英語の場合>

Yours faithfully
Yours sincerely
Best regards
Cheers!
Yours respectful
Yours cordially
Yours
Devotedly

※上部がフォーマルな結辞で、下に行くに従ってインフォーマルになる。